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第一章 總  則

第一條 目的

為加強沐鸣3檔案信息資源管理，確保各類檔案完整、准確、清晰👩🏻‍🔧、安全，保障檔案管理工作更好地為生產、經營等各項工作服務，特制定本制度🕵️。

第二條 適用範圍

本制度適用于沐鸣3各部門（單位）🐴🤛，適用業務範圍從歸檔管理、檔案保管、檔案借閱以及到期檔案的銷毀✸。

第三條 定義與釋義

（一）檔案👳🏻：指各部門（單位）在工作中形成的🚍、有保存和利用價值🥃、並按歸檔要求整理歸檔的文件資料、音像制品、獎品實物等全部資料；

（二）檔案管理：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等活動💅；

（三）案卷：由一組關系密切的單份文件組合而成的檔案保管單位🫃🏽；

（四）件：歸檔文件的整理單位⟹🙅🏽，如正文與附件為一件，原件與複制件為一件等；

（五）案卷目錄：登記的題名及其他特征，並按卷號次序編排而成的一種檔案目錄；

（六）卷內目錄：登記案卷內文件材料名稱及其排列次序的表格，排列在卷內文件前🐱；

（七）歸檔文件目錄：歸檔文件應依據分類方案和編件號順序編制目錄👨🏻‍🦳；

（八）全引目錄：將案卷目錄與卷內目錄相結合，按一定的次序編排而成的一種目錄👋🏽；

（九）檔號：檔案室在檔案整理過程中對檔案的編號🕝。檔號通常包括全宗號🧑🏻‍🦰、目錄號👨‍🦯‍➡️、分類號、案卷號、序號👩🏼‍🌾🥄；

（十）全宗號🎊：指定給立檔單位的編號；

（十一）目錄號：全宗內案卷所屬目錄的編號；

（十二）分類號👵🏻：是檔案分類類目的標識符號🈂️，用以表示類目在分類體系中的位置和排列順序🧔🏽‍♀️；

（十三）序號：同一分類號下的案卷小流水號。

第二章 歸檔文件範圍

第四條 文書檔案

（一）上級單位下發的各類文件🔩；

（二）沐鸣3及各部門（單位）以紅頭文件印制的各類公文文體材料👩🏿‍⚖️；

（三）沐鸣3印發的各類管理規定、流程與制度；

（四）沐鸣3與有關部門簽訂的各類合同🧖🏼、契約、協議等；

（五）沐鸣3及各部門（單位）舉辦的重要活動的資料🌃；

（六）新聞媒體宣傳沐鸣3的新聞、通訊報道等資料；

（七）沐鸣3各類項目的立項報告👨‍🦽、申報材料👩、上級批複、發展規劃等資料；

（八）會計檔案與人力資源檔案的存檔範圍由財務處、人事處界定，作為本制度的附件⛳️；

（九）沐鸣3其他應存檔的文書檔案。

第五條 實物檔案

（一）各項工作中所獲得的榮譽獎狀、獎杯👱‍♂️📖、獎牌及各類獎勵證書；

（二）有關團體或人員來沐鸣3進行公務活動中所贈禮品等；

（三）有關經營與管理等方面所取得的各類資質證書與證件等，包括但不限于以下資料👣：土地證、房產證、營業執照、消防合格證等資質證明、沐鸣3所做的谘詢報告、市場調研報告等；

（四）沐鸣3其他應存檔的實物檔案🤓。

第六條 音像檔案

（一）政府部門和行業協會參觀活動形成的音像資料；

（二）表彰、慶祝、年會、員工活動及其他具有紀念意義的音像材料🛌🏽；

（三）沐鸣3拍攝的宣傳片🌎、資料片等影像資料；

（四）其他具有保存價值的照片、音像材料等🏇🏻。

第三章 文件歸檔規範

第七條 各部門（單位）應認真整理和積累本部門（單位）歸檔範圍內的文件材料𓀎，按規定要求移交檔案室，做到應歸檔的必歸檔。

第八條 歸檔的文件材料應為原件，非紙質文件材料應有文字說明一並歸檔，外文材料應與中文翻譯文件一起歸檔。

第九條 文件材料歸檔前，檔案員應負責檢查歸檔文件材料的齊全、完整↔️、准確情況📑👩🏻‍🎤，並給予出具檔案接收憑證。

第十條 檔案歸檔時間要求

（一）實物檔案獲得後一周內向檔案室移交歸檔；

（二）電子與音像檔案在工作完成後一周內向檔案室移交歸檔；

（三）文字檔案按月進行移交，當月檔案必須于當月移交歸檔🧙🏿。

第四章 檔案保管規範

第十一條 沐鸣3應設置專屬檔案室🧔🏼‍♂️，檔案室鑰匙由校長辦公室指定人員保管👮🏼‍♂️。

第十二條 沐鸣3各部門（單位）根據檔案性質或類別不同，應在本部門（單位）內部設立檔案櫃，檔案櫃的鑰匙可由本部門（單位）指定人員保管🙅🏽‍♀️。

第十三條 為規範部門（單位）檔案工作的貫徹實施，各部門（單位）應設立一名兼職檔案人員，負責做好本部門（單位）的檔案工作。

第十四條 各部門（單位）兼職檔案人員職責為：將本部門（單位）保管的檔案資料的名稱與數量匯總交沐鸣3檔案室行政備案🈁，檔案增加時應及時更新備案🤌🏼👱🏽‍♂️。各部門（單位）指定的檔案保管人員變更時🤦🏽，應有交接記錄，交接記錄交給檔案室管理人員。

第十五條 檔案室管理人員職責為負責收集🏋🏻‍♂️、整理各部門（單位）提供的檔案資料的明細，並核對明細與實物是否相符🧑‍🎓，對各部門（單位）立卷歸檔工作進行指導和監督，定期檢核各部門（單位）檔案資料是否及時歸檔👳🏼‍♂️、檔案資料是否完整等各項工作。

第十六條 校長辦公室對未按規定執行檔案管理工作的部門（單位）下發整改通知書，如仍不能按照規定執行，將追究相關部門（單位）負責人責任。

第十七條 各部門（單位）檔案移交檔案室後，由檔案室管理人員提供回執單（回執單是檔案已存檔的證明），已存檔資料的丟失由檔案保管人負責，未存檔資料的丟失由所屬部門（單位）負責人負責。

第十八條 存放檔案必須用專用檔案櫃。檔案櫃應有統一的反映存放檔案內容的標牌統一編號。檔案存放有序，系統反映檔案類目設置的具體順序🎷，保證查找迅速🧓◽️。

第十九條 檔案保管要做到防潮、防水、防火、防光、防黴、防蟲、防止有害氣體的侵蝕👩🏽‍🔧、防止機械磨損。

第五章 檔案借閱規範

第二十條 沐鸣3各部門（單位）應工作需要查閱檔案須履行相關查閱手續🧑🏽‍🎄，由檔案管理人員陪同在檔案室查看檔案資料，不得帶出。檔案資料如需帶出檔案室，由借閱人員辦理《檔案借閱申請單》按規定完成審批流程，借閱完畢按規定還回🔡。

第二十一條 查閱檔案應由部門（單位）領導批准，如查閱其他部門（單位）存檔的資料💆，應同時由存檔部門（單位）領導批准🧏🏿‍♂️。

第二十二條 查閱者未經允許不得摘抄、複制檔案💎。確需摘抄、複制時，應按規定經批准後由各部門（單位）兼職檔案員進行，不得複制與所查閱內容無關的檔案。

第二十三條 檔案資料原則上不外借，因工作需要確需外借時，須經部門（單位）領導與校長辦公室主任同意🕺🏽。

第二十四條 借閱或歸還檔案材料時，雙方需詳細檢查清點，當面清銷。使用者歸還檔案時👐🏻，檔案人員應及時檢查檔案的磨損情況。如有損壞遺失檔案等情況，應及時報告主管領導🛐📷，所發生的後果由借閱人負責🕴🏻。

第二十五條 在檔案借閱時，檔案員需對借閱人所借閱的材料在《檔案借閱登記表》中如實登記。

第二十六條 涉及成果類的輸出物👩🏽‍🎓，如培訓資料🤼‍♀️、調研報告、谘詢報告等相關內容，財務部門在付最後一筆款項時，需由檔案室管理員簽字確認是否輸出物已存檔或何時可以存檔的意見後，財務再付款。

第二十七條 員工辦理離職手續時，必須歸還借用的所有檔案資料🗓，經部門（單位）領導確認簽字後，人事處方可辦理調離手續。

第六章 檔案鑒定和銷毀規範

第二十八條 任何個人或部門（單位）未經允許不得銷毀檔案資料🤹🏽‍♂️。

第二十九條 檔案鑒定工作一般每5年進行一次🧼，當檔案到了可銷毀期時🤵🏽，由檔案管理員填寫《檔案資料銷毀申請表》交部門（單位）負責人審核，經校長批准後執行🚹。

第三十條 在銷毀檔案室檔案資料時，必須由專人監督銷毀👩🏽‍🏫，銷毀檔案應有兩名監銷人。監銷人在銷毀檔案前，應對待銷毀檔案認真清點複核🖇，檔案銷毀後👩🏼‍✈️，在銷毀清冊上簽名蓋章。

第三十一條 任何部門（單位）或個人均不得將應銷毀的檔案作其他用途或當作廢紙出售🟫。

第三十二條 經批准銷毀的檔案，檔案管理員須認真核對，並將批准的《檔案資料銷毀申請表》和將要銷毀的檔案資料做好登記，登記表永久保存。

附件：1.《檔案文件目錄》

2.《檔案借閱登記表》

3.《檔案接收回執單》

4.《銷毀檔案目錄》

5.《檔案銷毀申請表》